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pour_le_jourPour le Jour J

Votre activité est reprise dans la brochure, les Journées du Patrimoine approchent et vous allez devoir préparer votre évènement.

Y avez-vous pensé ?

1. Planifiez votre calendrier

2. Listez tout ce dont vous avez besoin

3. Pensez aux détails (toilettes, parkings…)

4. Chronométrez votre visite guidée pour qu’elle soit dans les temps que vous avez annoncés et repérez tous les éventuels problèmes.

5. Communiquez à vos bénévoles toutes les informations utiles

L'accueil 

Pensez à accueillir vos visiteurs. Une personne peut leur souhaiter la bienvenue et leur expliquer votre démarche. Vous n’avez personne pour le faire? Pourquoi pas un panneau explicatif. Pensez également au parking et, si votre site en a besoin, il sera peut-être nécessaire de guider les gens.

La sécurité

Sachez qu’en étant repris dans notre programme, vous êtes couverts par une assurance gratuite souscrite chez Ethias. 

Si vous souhaitez assurer vos bénévoles ou du matériel, vous pouvez contacter Ethias ou tout autre assureur à ce sujet.

Vous trouverez sur notre site Internet une fiche d’évaluation des risques pour vous aider dans votre préparation.

Vos visiteurs sont des passionnés du patrimoine, mais malheureusement une infime minorité n’a peut-être pas de bonnes intentions. Définissez bien les zones où vos visiteurs peuvent se rendre, vérifiez bien si les objets de valeur sont bien dans des pièces fermées à clé… Si vous interdisez les photos pour éviter le repérage, expliquez la situation à vos visiteurs, ils comprendront. N’hésitez pas à prévoir des encadrants pour surveiller une pièce en particulier.

Le système de comptage des visiteurs

Il est important que nous ayons les chiffres de fréquentation de votre site pour nos sponsors et dans un souci d’amélioration constante. Il est important de compter tous vos visiteurs, et pas seulement ceux participant aux visites guidées. Pour rappel, il est désormais indispensable que vous nous communiquiez vos chiffres de fréquentation 3 semaines après les Journées du Patrimoine afin de recevoir les subventions demandées. 

Comment compter efficacement:

• ✘ Une estimation, à éviter car très souvent le nombre de personnes est sous-évalué.

• ✔ Une personne à l’accueil utilise un compteur manuel (entre 2 et 5 €) et fait une barre pour chaque visiteur, il s’agit d’une situation idéale. Vous devez agir en fonction de vos possibilités.

• Pensez à prendre des photos de vos groupes de visiteurs, en leur demandant leur autorisation.

• Déposez un livre d’or pour recueillir leurs impressions.

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