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Comment constituer votre dossier d'inscription?

Si votre dossier répond aux conditions de participation, voici les éléments à prévoir avant de vous inscrire :

1. Les textes de présentation
2. Les photos
3. Les informations pratiques concernant votre activité
4. La demande de subventions
5. La demande de matériel
6. La demande de labellisation Access-i
7. La catégorie hors-thème
8. Le thème européen
9. Et pour les enfants ?

1. Les textes de présentation

Lors de votre inscription, nous vous demandons de nous transmettre deux textes qui seront condensés en un seul dans la brochure :

un texte présentant le lieu, son histoire, son architecture (entre 300 et 400 signes espaces compris). Si vous proposez un circuit, veuillez citer les lieux patrimoniaux  par lesquels le circuit passera et donner des informations concernant leur histoire et leur architecture.

un texte présentant l’activité que vous proposez durant les Journées du Patrimoine (entre 300 et 400 signes espaces compris).

Ces deux textes ont pour objectif de donner envie au public de venir vous rendre visite et doivent refléter ce que les visiteurs découvriront ! N’hésitez pas à donner des détails, des anecdotes et à utiliser des accroches.

Le Secrétariat  est susceptible de modifier vos textes afin de les adapter aux contraintes éditoriales et d’assurer une cohérence rédactionnelle à l’ensemble du programme. Après le traitement de votre dossier et avant parution, vous recevrez votre notice revue. Prenez le temps de vérifier toutes  les informations  qui y figurent et de nous communiquer toute erreur ou modification.

Après avril, les modifications de texte ne sont désormais plus systématiquement prises en compte s’il ne s’agit pas d’erreurs historiques  ou de modifications  ayant une implication réelle  pour les visiteurs.

2. Les photos

Les photos que vous nous envoyez pour illustrer votre activité sont très importantes car c’est le premier élément qui attire l’attention du public. Nous vous conseillons vivement de les sélectionner avec soin et de nous envoyer des clichés qui mettent votre lieu en valeur (par beau temps par exemple).

Si la photo que vous nous transmettez ne convient pas, nous vous contacterons  pour en obtenir une autre. N’hésitez donc pas à nous en fournir plusieurs, nous choisirons parmi celles-ci.

Vos photos  :

- doivent peser  1 MO minimum et avoir une résolution minimale de 300 dpi
- doivent être en format paysage (horizontal)
- doivent être envoyées avec leur copyright (©)
-ne peuvent pas être un photomontage (assemblage de plusieurs photos, texte apposé sur la photo…)
- ne peuvent pas être prises par temps de neige
-
ne peuvent pas être l’illustration d’une vitrine d’exposition ou d’un objet

Pensez à nous communiquer le copyright associé à la photo ou, à défaut, son auteur. Cela est  en effet  indispensable   pour que nous puissions  la publier dans notre brochure. Exemple : E. Dupont © SPW

Les photographies doivent nous parvenir via le courriel Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. ou par le formulaire d’inscription en ligne via lequel vous pourrez télécharger vos photos.

3. Les informations pratiques concernant votre activité

Les visiteurs qui désirent découvrir votre site ont besoin de savoir si vous organisez des visites guidées ou non, si une activité est prévue pour les enfants, de connaître vos horaires d’ouverture… C’est pourquoi nous vous demandons d’être le plus précis possible concernant les informations pratiques.

Les types d’activité

Différents types d’activité sont possibles et sont identifiés dans la brochure par un pictogramme :

L’ouverture : un site accessible librement au public selon un certain horaire.

La visite guidée : une visite, en compagnie d’un guide, sur un même site, intérieur et/ou extérieur.

Le circuit guidé : un parcours, en compagnie d’un guide, entre plusieurs sites (différents moyens de transports possible : à pied, à vélo, à cheval, en voiture, en bus, en petit train…).

Le circuit libre : un parcours non accompagné et libre entre plusieurs sites, sur base d’un plan ou d’un fléchage par exemple (différents moyens de transports possibles : à pied, à vélo, à cheval, en voiture, en bus, en petit train…).

L’animation : un concert, une exposition, un spectacle…

L’activité  à destination des enfants : une animation ou une visite spécifique pour les moins de 12 ans.

Nous privilégions les ouvertures de sites (avec ou sans visites guidées) par rapport aux visites guidées sans ouverture de site. Les activités ne proposant que des visites extérieures seront examinées par notre Comité exécutif.

Il est donc tout à fait possible que votre dossier comprenne différents pictogrammes (une ouverture + des visites guides + une animation pour tous + une animation pour les enfants).

Il est important de bien distinguer ces différents types d’activité dans votre formulaire d’inscription et dans votre demande de subventions, afin que nous ne transmettions pas d’informations erronées aux visiteurs et que l’aide financière accordée corresponde à vos besoins.

Une demande de subventions pour guidage ne sera accordée qu’à la condition que vous proposiez des visites guidées ou des circuits guidés.

Les horaires

Nous vous demandons d’être précis quand vous indiquez les horaires d’ouverture, des visites guidées, des animations… En effet, plus vous serez précis, mieux les visiteurs pourront prévoir leur programme du week-end.

Les coordonnées  à communiquer dans la brochure

Les informations suivantes sont communiquées aux visiteurs afin qu’ils puissent notamment vous contacter pour des demandes de renseignements ou de réservation :

adresse précise de l’activité (ou du départ du circuit)

numéro(s) de téléphone

adresse(s) mail

site Internet

nom de l’organisation

4.  La demande de subventions

Nous accordons des subventions pour le guidage, l’encadrement et le nettoyage (pour les propriétaires privés unique- ment). Votre demande de subventions est à introduire en même temps que votre dossier d’inscription.

Montant des subventions

Guide = 50 € par guide et par jour presté, qu’importe le nombre de visites ou de lieux.

Encadrant = 25 € par encadrant et par jour presté, qu’importe le nombre de lieux.

Nettoyage = 25 € pour les propriétaires privés uniquement.

En fonction du nombre de dossiers acceptés, le montant total demandé peut être réévalué. Après la date limite d’inscription, aucune  demande  de subventions ne sera acceptée.

Il est essentiel de bien faire la distinction entre guidage et encadrement. Vous devez estimer correctement le nombre de guides et d’encadrants, si votre site a un haut potentiel d’attractivité. À vous  de juger, en fonction de votre activité, si un financement est nécessaire et de quel type il doit être. Certains sites vont attirer 1 000 visiteurs, d’autres 50. Les encadrants  peuvent surveiller des pièces ou des salles, assurer l’accueil, gérer un parking… Pensez-y !

Procédure

1.   Compléter une demande de subventions lors de votre inscription.
2.   Un arrêté ministériel  reprenant les subventions (avec le montant accordé), des attestations de guidage/encadre- ment et une déclaration de créance vous sont envoyés avant l’événement.
3.   Faire signer les attestations à chacun de vos guides et de vos encadrants  une fois les prestations effectuées. Attention, les subventions de guidage et d’encadrement ne sont pas cumulables pour une même personne, un même jour. Une même personne rentre bien au Secrétariat une seule attestation, que ce soit pour du guidage (qu’importe le nombre de visites ou de lieux) ou de l’encadrement.
4.   Compléter et signer la déclaration de créance.
5.   Renvoyer les documents ORIGINAUX par voie postale au Secrétariat des Journées du Patrimoine, après les Journées du Patrimoine (rue Paix-Dieu, 1b à 4540 Amay).
6.   Les documents  non originaux, antida- tés, non signés ou incomplets vous sont renvoyés.
7.   Une fois le dossier complet, celui-ci est transmis au service comptable de l’AWaP.

5. La demande de matériel promotionnel

Nous mettons du matériel de promotion à votre disposition  pour vous permettre de communiquer  à propos de l’événement. Ce matériel vous est livré au mois de juillet si vous le commandez lors de votre inscription.

Nous mettons à votre disposition :

- des brochures-programmes (gratuit)
- des affiches (gratuit)
- des flèches de guidage (gratuit)
- des bannières (5 €)
- des drapeaux (10 €)
- des badges autocollants pour les organisateurs, les guides et les accueillants (gratuit)
- des cadeaux promotionnels
(gratuit)

6.  La demande de labellisation Access-i

Si vous êtes intéressés  par une certification de votre lieu par l’asbl Access-i (cf. page 5), deux possibilités s’offrent à vous pour poser votre candidature :

1. La certification   d’un bâtiment  : dix sites par  an (idéalement deux par province) recevront la certification Access-i.

Votre bâtiment doit être ouvert régulièrement ou toute l’année au public. Dans le cadre des Journées du Patrimoine, votre bâtiment propose également une ouverture. Une demeure privée ne peut donc pas être certifiée par les Journées du Patrimoine et Access-i.

Vous cochez, dans le formulaire d'inscription la case pour demander la certification.

Un formulaire d’auto-évaluation vous sera envoyé par Access-i à remplir le plus rapidement  possible. En fonction de vos réponses, un classement sera établi et les deux premiers de chaque province seront repris.

Un auditeur contactera les  dix sites sélectionnés pour assurer le suivi du dossier. Access-i nous communiquera les informations sous la forme d’un visuel qui figurera sur le site internet d'Access-i.

2.   Les formations  pour les visites guidées adaptées : nous vous proposons de former vos guides aux visites adaptées afin que vous puissiez répéter l’expérience tout au long de l’année.

Votre bâtiment doit être ouvert régulièrement ou toute l’année au public et une équipe de guides doit être présente.

Vous cochez, dans le formulaire d'inscription, la case pour demander la formation « visites guidées  adaptées ».

Access-i analysera les dossiers et vous recontactera.

7. La catégorie hors thème

Le thème consiste en un fil conducteur  qui apporte de la cohérence au programme. Mais le but des Journées du Patrimoine est avant tout de faire découvrir le patrimoine dans son ensemble et d’encourager toutes les associations qui travaillent dans le secteur patrimonial.

Un bâtiment ou un site d’intérêt patrimonial qui ne correspondrait pas à la thématique annuelle peut ouvrir durant le week-end des Journées du Patrimoine, mais aucune subvention ne lui sera accordée. L’activité sera intégrée dans la brochure des Journées du Patrimoine dans une catégorie distincte, la catégorie hors thème.

8. Le thème européen

Depuis 2015, les pays réunis au Conseil de l’Europe se rassemblent autour d’un thème commun annuel. Certains États ou régions choisissent d’en faire leur thème principal ou de l’intégrer dans leur propre thème.

La Wallonie a pris l’habitude d’ajouter ce thème européen à son propre thème pour vous offrir la chance de rejoindre une communauté regroupant des milliers d’activités européennes. Concrètement, les lieux qui répondent également à la thématique européenne sont mentionnés dans la brochure.

Pour connaître la thématique européenne annuelle : https://www.coe.int/fr/web/culture-and-heritage/european-heritage-days

9. Et pour les enfants   ?

De nombreuses familles souhaitent venir aux Journées du Patrimoine, mais elles ont besoin de savoir si elles seront bien accueillies avec leurs enfants. Depuis quelques années, un picto identifie les sites proposant des activités adaptées  aux enfants. Nous vous demandons de bien nous communiquer les détails des activités que vous proposez, notamment l’âge du public visé, les horaires, le type d’activités. Ces précisions sont importantes pour votre public.

Si vous n’y avez pas encore pensé et que votre activité peut s’y prêter, n’hésitez pas à vous lancer dans l’aventure. N’oubliez pas que de nombreux parents souhaitent aussi participer aux Journées du Patrimoine et de nombreux grands-parents ont envie de faire découvrir le patrimoine à leurs petits-enfants.

Quelques idées :

Un coin enfant avec des petites chaises, une table, quelques briques de construction, des feuilles de papier…

Un petit  jeu de découverte, une  chasse au trésor : attirer leur attention sur des éléments et essayer de leur faire découvrir un trésor.

Un conte : vous avez peut-être dans votre association ou votre entourage une personne aimant raconter des histoires. Pourquoi ne pas en profiter et en faire une activité ? Les bibliothèques  de votre commune pourront sans doute vous aider.

Sur notre site Internet, des  fiches d’activités par tranche d’âge et des  fiches de découvertes du patrimoine sont téléchargeables.  Elles traitent du patrimoine en général et vous aideront à éveiller les plus jeunes aux richesses de celui-ci. Elles sont adaptables à tous les lieux.



 

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